Cuando hay una tarea que nos lleva mucho tiempo -sin ahondar en por qué sucede, al menos por ahora- pensamos en qué lindo sería que otrx lo haga por nosotrxs. Casi automáticamente, se nos prende la voz de la culpa en la cabeza que dice algo así como: hacelo vos, es más barato, no podemos darnos ese lujo ahora.
La próxima vez que escuches esa voz, te animamos a que le respondas con una pregunta: ¿Acaso mi tiempo no vale?. Benjamin Franklin dijo hace ya muchos años que el tiempo es dinero. Es decir que, ya sea por tu tiempo o por el de otrx, deberías estar teniendo en cuenta su valor monetario.
Ahora bien, si ya tomaste la decisión de dejar de hacer una tarea, el siguiente paso es entender si puede o no ser eliminada. ¿Es algo que aporta valor a vos o a otra persona? ¿Cuál sería la consecuencia principal de dejar de hacerlo? ¿Qué tan crítico sería para tu negocio o el de un cliente que no se realizara más? Te sorprendería la cantidad de cosas que hacemos por inercia o costumbre que pueden desaparecer sin que nadie lo note.
Si determinaste que la tarea en cuestión tiene que seguir siendo realizada, pero te consume demasiado tiempo, la pregunta que puede clarificarte el panorama es la siguiente: ¿hay alguien que, por su experiencia o conocimientos, podría hacer esto mejor y/o más rápido que vos?
Si la respuesta fue si: estás entre contratar o tercerizar.
Si la respuesta fue no: estás entre delegar y automatizar.
Si bien podríamos creer que sí, contratar y tercerizar no son lo mismo. Nos vamos a referir a contratar cuando incorporamos un recurso a nuestro negocio para que desempeñe un rol. Tercerizar, en cambio, se trata de adquirir los servicios de otra persona o empresa para que solucione una necesidad.
Algunos ejemplos:
- Podés contratar un community manager para que gestione las redes sociales de tu marca, o tercerizar ese servicio con un freelancer o agencia de marketing.
- Podés contratar un contador para que lleve los números de tu empresa y liquide los sueldos, o tercerizar esto mismo con un estudio contable.
- Podés contratar un analista de recursos humanos para que realice las selecciones de personal, o tercerizar estos procesos mediante una consultora.
Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas (análisis que abordaremos en profundidad en próximos artículos), pero lo principal que queremos que te lleves en claro es que siempre que contratamos o tercerizamos, lo hacemos para solucionar un problema para el que no podemos dar la solución más eficiente. Puede que para hacerlo nos haga falta estudiar, capacitarnos, formarnos, ver mil videos de Youtube o pasar muchas horas frente a nuestra computadora enfrentándonos a pruebas y errores: cualquiera de estas opciones hace que seamos la solución menos práctica.
Exploradas estas dos opciones, vamos a pasar al caso en el que hay una tarea que podés llevar a cabo excelentemente, pero que tranquilamente (bueno, con ciertos pasos previos) podría desarrollarla alguien -o algo- más.
Si podés resolverlo con un sistema o herramienta, se trata de automatizar. Si necesitás que otro ser humano lleve una secuencia de pasos a cabo, se trata de delegar.
Supongamos que querés desligarte del proceso de facturación y gestión de cobros. En este caso, tenemos dos escenarios posibles, ya que es tanto delegable como automatizable.
- Podrías elegir un software que se vincule con AFIP y emita las facturas con los datos guardados de tus clientes para luego enviarlas, y que te permita setear recordatorios mediante mails si la factura no fue marcada como paga o,
- Podrías buscar una persona que ingrese al sistema de AFIP, emita las facturas, las envíe a tus clientes y haga el seguimiento del pago.
En ambos casos, nuestra recomendación es que primero desgloses al máximo en micro-consignas la tarea o proceso que vas a delegar o automatizar. De ese modo, vas a poder encontrar a la persona o la herramienta que realmente pueda resolver esa necesidad.
Una vez que tengas listo ese procedimiento, y en caso de que hayas decidido delegar, no olvides que tendrás que hacer un acompañamiento a la persona elegida para que pueda desempeñar su tarea con éxito. Delegar es un proceso demandante al principio -por eso a veces nos genera resistencia- pero muy provechoso en el mediano y largo plazo.
Por último, y no menos importante: no pretendas ni esperes que nadie haga las cosas como las harías vos si no te tomaste el tiempo suficiente para explicarles cómo lo haces. Aun así, probablemente no lo hagan como vos sino como ellxs, y eso está muy bien: todos podemos encontrar formas diferentes de llegar al mismo (o a un mejor) resultado.
Si te interesa profundizar sobre este tema, te compartimos algunas lecturas complementarias para que puedas tomar la decisión correcta.
- Piba que emprende: Eliminar / Delegar / Automatizar
- Superhábitos: ¿Cómo delegar para ser más productivos? (Podcast)
- Blog de Asana: Cómo delegar eficazmente: 10 consejos para gerentes
- Sofia Contreras (Podcast): Equipos ganadores: 4 etapas de la delegación